2. Notiuni introductive - Protic

Pornirea aplicației

Aplicația Microsoft Access face parte dinpachetul de programe Microsoft Office, alături de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher și altele. Ea va putea fi folosită pentru gestionarea bazelor de date relationale de dimensiuni mari.

La fel ca celelalte programe ale pachetului Office se poate porni aplicația Microsoft Access folosind shorcutul de pe desktop, dacă există, sau dacă nu urmând calea: Start->Programe->Microsoft Access.
Diferența care apare față de aceste programe, este că după pornire fereastra aplicației arată astfel:

Se poate observa că marea majoritate a instrumentelor sunt gri, adică inactive și nu se poate lucra cu ele până când nu se creează o bază de date nouă sau se deschide una existentă.

Pentru crearea sau deschiderea unei baze de date se poate folosi Panoul de activitate din dreapta, astfel:
- din secțiunea Deschide fișier se poate alege o bază de date existentă.
- din secțiunea Nou ->Bază de date necomplatată se poate crea o bază de date nouă.

Meniurile aplicației : Fișier, Editare, Vizualizare, Inserare, Instrumente, Fereastă și Ajutor, dar și Panoul de activitate din dreapta, ne amintesc de meniurile și aspectul ferestrei din celelalte aplicații ale pachetului Office.

Despre proiectarea unei baze de date :
   Proiectarea corespunzătoare a bazei de date asigură o întreţinere uşoară a acesteia. Datele sunt memorate în tabele şi fiecare tabel conţine date doar despre un singur subiect, cum ar fi clienţi. De aceea, la actualizarea unei anumite porţiuni de date doar într-un loc, cum ar fi o adresă, modificarea va apare automat în întreaga bază de date.
O bază de date bine proiectată conţine de obicei diferite tipuri de interogări care prezintă informaţiile necesare. O interogare poate prezenta un subset de date, cum ar fi toţi clienţii din Londra, sau combinaţii de date din diferite tabele, cum ar fi informaţii despre comenzi asociate cu informaţii despre clienţi.
Rezultatele dorite de la baza de date —- formularele şi paginile de acces la date pe care doriţi să le utilizaţi, şi rapoartele pe care doriţi să le imprimaţi —- nu furnizează în mod necesar soluţii despre modul de structurare a tabelelor în baza de date, deoarece formularele, rapoartele, şi paginile de acces la date sunt deseori bazate pe interogări în loc de tabele.
Înainte de utilizarea Microsoft Access pentru generarea efectivă a tabelelor, interogărilor, formularelor, şi altor obiecte, este bine să conturaţi şi să modificaţi forma întâi pe hârtie.
Pentru proiectarea bazei de date respectaţi paşii :

Stabiliti scopul bazei de date
   Primul pas în proiectarea unei baze de date constă în stabilirea scopului acesteia şi modul de utilizare:
Consultaţi persoanele care vor utiliza baza de date. Împreună cu utilizatorii, edificaţi-vă asupra întrebărilor la care doriţi să răspundă baza de date.
Conturaţi rapoartele pe care doriţi să le producă baza de date.
Adunaţi formularele utilizate în mod curent pentru înregistrarea datelor.
După ce stabiliţi scopul bazei de date, puteţi întocmi o listă de cerinţe de la baza de date. Apoi, puteţi stabili faptele ce trebuie memorate în baza de date şi cărui subiect îi aparţine fiecare. Aceste fapte corespund câmpurilor (coloanelor) din baza de date, iar subiectele cărora le aparţin corespund tabelelor.

Stabiliti câmpurile de care aveţi nevoie în baza de date
   Fiecare câmp este un fapt despre un anumit subiect. De exemplu, vă trebuie să memoraţi următoarele fapte despre clienţi: nume companie, adresă, oraş, stat, şi număr de telefon. Trebuie să creaţi un câmp separat pentru fiecare din aceste fapte. Atunci când stabiliţi ce câmpuri sunt necesare, reţineţi următoarele principii de proiectare:
Includeţi toate informaţiile ce vor fi necesare.
Memoraţi informaţiile în cele mai mici părţi logice. De exemplu, numele angajaţilor sunt deseori scindate în două câmpuri, Prenume şi Nume, astfel fiind uşoară sortarea datelor după Nume.
Nu creaţi câmpuri pentru date alcătuite din liste cu elemente multiple. De exemplu, într-un tabel Furnizori, dacă este creat un câmp Produse care conţine o listă a fiecărui produs primit de la furnizor separată prin virgulă, va fi mai dificil să găsiţi doar furnizorii care furnizează un anumit produs.
Nu includeţi datele derivate sau calculate (date care sunt rezultatul unei expresii). De exemplu, dacă aveţi un câmp PreţUnitar şi un câmp Cantitate, nu creaţi un câmp suplimentar care să multiplice valorile în aceste două câmpuri.
Nu creaţi câmpuri care se aseamănă între ele. De exemplu, într-un tabel Furnizori, dacă veţi crea câmpurile Produs1, Produs2, şi Produs3, va fi mai dificil să găsiţi toţi furnizorii care furnizează un anumit produs. De asemenea, va trebui să modificaţi forma bazei de date dacă un furnizor asigură mai mult de trei produse. Este necesar doar un câmp pentru produse dacă plasaţi câmpul respectiv în tabelul Produse în loc de tabelul Furnizori.

Stabiliţi tabelele necesare în baza de date
   Fiecare tabel trebuie să conţină informaţii despre un subiect. Lista de câmpuri va furniza soluţii pentru tabelele necesare. De exemplu, dacă aveţi un câmp DatăAngajare, subiectul acestuia este un angajat, deci acesta aparţine tabelului Angajaţi. Puteţi avea un tabel pentru Clienţi, un tabel pentru Produse, şi un tabel pentru Comenzi.

Stabiliţi tabelul căruia îi aparţine fiecare câmp
   Atunci când stabiliţi cărui tabel îi aparţine fiecare câmp, reţineţi următoarele principii de proiectare:
Adăugaţi câmpul doar unui singur tabel.
Nu adăugaţi câmpul unui tabel dacă va avea ca rezultat aceleaşi informaţii ce vor apare în înregistrări multiple în tabelul respectiv. Dacă determinaţi că un câmp dintr-un tabel va conţine multe informaţii dublate, atunci câmpul respectiv se află probabil în tabelul greşit. De exemplu, dacă plasaţi câmpul ce conţine adresa unui client în tabelul Comenzi, informaţiile respective se vor repeta probabil în mai mult decât o înregistrare, deoarece clientul va plasa probabil mai mult decât o singură comandă. Totuşi, dacă plasaţi câmpul adresă în tabelul Clienţi, aceasta va apare doar o dată. În acest sens, un tabel într-o bază de date Access este diferit de un tabel într-o bază de date dintr-un fişier cum ar fi o foaie de calcul.
Când fiecare informaţie este memorată o singură dată, atunci ea va fi actualizată într-un singur loc. Astfel este mai eficient, şi se elimină de asemenea posibilitatea intrărilor dublate care conţin informaţii diferite.

Stabiliţi relaţiile dintre tabele
   Odată ce aţi scindat informaţiile în tabele şi aţi identificat câmpurile pentru cheia primară, trebuie ca Microsoft Access să reunească informaţiile corelate pentru a avea sens. Pentru aceasta, trebuie să definiţi relaţii între tabele.
Poate fi utilă vizualizarea relaţiilor într-o bază de date existentă bine proiectată, cum ar fi baza de date Northwind ca exemplu.

Introduceţi date şi creaţi alte obiecte ale bazei de date
   Atunci când sunteţi mulţumit că structurile tabelului respectă principiile de proiectare descrise, este momentul să continuaţi şi să adăugaţi la tabele toate datele existente. Puteţi crea apoi alte obiecte ale bazei de date —-interogări, formulare, rapoarte, pagini de acces la date.